segunda-feira, 2 de março de 2015

Falta de tempo? Organize-se!


Reuniões, telefonemas, emails para responder, tarefas que nunca acabam, já para não falar dos imprevistos...Se o seu dia a dia no trabalho é assim, se acha que não tem tempo para tudo, está na hora de se organizar.
Para tornar o seu dia menos stressante e mais produtivo, é fundamental saber administrar o tempo. E, para isso, existem pequenos gestos que fazem toda a diferença:

1. Use agenda/notebook/simples caderno, onde deve anotar tudo o que precisa de fazer e não salte nenhuma tarefa. Registe tudo, mesmo tudo, até aquela pausa para o cafezinho. Tudo o que escrever no papel, ficará fora da sua cabeça e, portanto, esta ficará mais leve.
2. Tenha um plano diário. No dia anterior, faça um plano de tudo aquilo que deve fazer no dia seguinte. Mas seja realista, registe apenas aquilo que acha que consegue fazer.
3.  Enumere as tarefas por prioridades.Comece o dia pelo que é mais importante. Se algumas tarefas forem muito grandes, tente dividi-las em pequenas tarefas.
4. Evite distrações. Se não eliminar do seu dia as distrações constantes (Twitter, Facebook, e outros sites), não conseguirá administrar bem o seu tempo. Se o uso das redes sociais for de minutos para arejar um pouco a cabeça, tudo bem, mas devemos evitar prolongar o tempo do seu uso. Quanto ao uso do email, deverão ser determinados alguns horários para a sua verificação e evitar estar a toda a hora a ver se chegou mensagem nova.
5. Feche a porte e isole-se. Se tiver de concluir uma tarefa que exige uma maior concentração não hesite e feche a porta. Se necessário, avise que não quer ser interrompida.
6. Concentre-se no que está a fazer, sobretudo se for numa reunião chata, interminável...
7. Fuja do perfecionismo. O perfecionismo atrapalha o fluxo da produtividade. O objetivo será o de realizar as tarefas de forma satisfatória e não perfeita. Quem perde muito tempo com a perfeição, acaba por não conseguir concluir a tarefa dentro do prazo exigido.
8. Saiba dizer não. Um palavra são simples e por vezes tão difícil de pronunciar. Se está atolado de trabalho não hesite e diga não. Se alguém chega ao pé de si e a convida para um café  mas, nesse preciso momento, está a trabalhar e precisa de concluir isso depressa, diga não. Se já tem tarefas programadas que a vão ocupar o dia todo diga não a novas tarefas.
9.  Chegue mais cedo. Esse tempo poderá ser útil, já que poderá adiantar tarefas como ver todos os emails, arquivar algumas mensagens, responder a outras. No final do expediente, esse tempo pode ser útil.  Poderá sair um pouco mais cedo também.
10. Aproveite o tempo perdido. Se tiver que ficar algum tempo em filas, no Supermercado, no Banco, nas Finanças, na Loja do Cidadão, aproveite esse tempo para ler o jornal, anotar tarefas para os próximos dias, ler um livro, etc.

Ainda se queixa de falta de tempo? Então siga estas dicas e quem sabe, poderá sair mais cedo hoje...

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